Kommunikation macht einen großen Teil der Arbeit von Immobilienverwaltern aus. Mieter, Eigentümer, Dienstleister – es gibt immer etwas zu besprechen. Die Zentralisierung der Zusammenarbeit und die Steuerung der Abläufe über eine digitale Plattform, die alle beteiligten Parteien direkt miteinander verknüpft und Prozesse (teil)automatisiert, kann diese Arbeit signifikant vereinfachen.

Mit unserer Cloud-Software erhalten Ihre Eigentümer und Mieter einen eigenen Zugang zu ihrem individuellen Kundenportal sowie zur Service-App für die eigene Immobilie. Dies verschafft ihnen Zugriff auf Dokumente, Hausmitteilungen, anstehende Termine, Formulare zur Schadensmeldung, Community-Bereich und vieles mehr.

Die WEG-Verwaltung Pergolenviertel UG (haftungsbeschränkt) bietet das Kundenportal für Mieter und Eigentümer zum Workflow- und Prozessmanagement an: Ein Schwerpunkt liegt auf der Anbindung von Handwerkern und dem entsprechenden Vorgangsmanagement. Auch der Versand praktisch aller Dokumenttypen erfolgt über das System. Dazu zählen etwa Betriebskostenabrechnungen, Jahresabrechnungen, Protokolle, Rundschreiben oder Anleitungen, die vorher in der Verwaltersoftware Villa Software generiert wurden. Damit sind Mieter und Eigentümer immer bestens informiert, welche Daten wir als Verwalter über sie speichern und verarbeiten.

Folgender praktischer Nutzen ergibt sich auf Kunden- und Verwalterseite:

Schnittstelle zur Abrechnungssoftware Villa Software
  • Datenredundanz vermeiden
  • Keine doppelte Datenpflege
Transparenz für unsere Kunden durch Kundenportal & App
  • Eigentümer und Mieter können Dokumente im Portal / in der App einsehen
  • Eigentümer und Mieter können in Echtzeit verfolgen, wie weit z.B. eine Schadensmeldung behoben wurde
  • Wir verbessern unseren Service und verringern Rückfragen
  • Transparenz für Kunden in unsere Arbeit
  • Einbettung ins Quartierskonzept möglich
Ticketing / Vorgangsmanagement
  • Transparenz zu Vorgängen (interne & extern)
  • Schwarzes Brett Online zur Kommunikation mit Eigentümern & Mietern (via Portal & App)
  • Mails bei Notfällen an individuelle Kundenverteiler (z.B. Kaputter Aufzug, etc.)
Interne Zusammenarbeit vereinfachen / Arbeitsentlastung für unsere Mitarbeiter
  • Weniger Anrufe und Mails durch Kunden (Rückfragen durch Kunden / Dienstleister)
  • Weniger Suchen nach Informationen (Transparente Ablagestruktur z.B. für Dokumente und Vorgänge bzw. Urlaubsvertretung, etc.)
Dokumente hinterlegen und versenden
  • Unterlagenbereitstellung, z. B. Teilungserklärung, Beschlusssammlung, Protokolle, etc.
  • Abrechnungsversand an Eigentümer z.B. Einladung zur Eigentümerversammlung inkl. Betriebskostenabrechnung, Vollmacht, etc.
  • Zeitersparnis beim Versand von Abrechnungen (Sortieraufwand) + Druck- & Portokosten reduzieren
Warum sollten Eigentümer oder Mieter Portal und App nutzen?

Der Eigentümer oder Mieter sollte die App nutzen, da die heutige Gesellschaft alles via App macht und es eine Vereinfachung in der Kommunikation darstellt. Mieter und Eigentümer erhalten eine bessere Übersicht über die Vorgänge. Des Weiteren haben Mieter/Eigentümer die Möglichkeit, Ihre Dokumente 24/7 runter zu laden oder sich zu informieren. Mieter/Eigentümer erhalten Push-Benachrichtigungen, und werden auf einem schnellen Weg informiert (Mitteilungen, Termine, etc.). Der Mieter/Eigentümer erhält Informationen bzgl. seines Vorganges, ohne dass dieser bei der Verwaltung anrufen muss.

Portal und App verbindet all jene, die sich regelmäßig miteinander austauschen müssen, damit wohnen und vermieten reibungslos funktioniert: Bewohner, Wohnungseigentümer, Hausmeister und Verwalter.